O projektovom managemente už počul skoro každý. Sú o tom hrubé knihy, ktoré však málokto chce čítať – mnohí by však projektový management chceli robiť. Má to jednoduchý dôvod – pre ľudí je predstava „projektového manažéra“ / „projektovej manažérky“ skôr spojená so statusom, ako so znalosťou náplne práce. Predstavujú si človeka v obleku / kostýme, s dobrým platom, v modernom aute – ktorého / ktorú všetci poslúchajú.
Čo je to však ten „projektový management“? Ako zhrnúť hrubé knihy do niekoľkých odstavcov, z ktorých by každý pochopil, čo uvedená pozícia znamená? Samozrejme, akékoľvek zhrnutie tejto mimoriadne širokej témy ju nedokáže dokonale vystihnúť celú. V tomto článku sa vám pokúsim aspoň priblížiť, čo si môžete pod pojmom „projektový management“ predstaviť. Len pre poriadok uvádzam, že nasledovné zhrnutie je mojim osobným názorom a nereprezentuje názor konzultantskej spoločnosti Accenture, pre ktorú som pracoval. Takže, poďme na to.
IKEA NÁVOD
Predstavte si rodiča, ktorý má 4 malé deti – najstaršie vo veku cca 10 rokov (jediné z detí, ktoré vie čítať a písať), najmladšie vo veku cca 6 mesiacov. To najmladšie stále plače a rodič ho musí nosiť neustále na rukách. K nim domov dopravná služba doručí IKEA skrinku skladajúcu sa z asi stovky jednotlivých dielov. Skrinka je teraz bez ladu a skladu rozbalená na mnohých kôpkach po celej miestnosti. K uvedenej skrinke je priložený návod – ako skrinku poskladať.
Rodič je jediný, kto si vie predstaviť, ako bude poskladaná skrinka vyzerať. Vzhľadom na situáciu, však rodič nemôže sám pomáhať pri skladaní skrinky, lebo musí neustále na rukách nosiť dieťa – skladať skrinku môžu len deti. Rodič teraz povie najstaršiemu dieťaťu, aby otvorilo návod a nalistovalo prvú stranu, kde je popísaný postup. Ostatné deti sa zatiaľ bezcieľne prehrabujú v mnohých kôpkach jednotlivých častí a kričiac sa naháňajú po miestnosti…
Rodič sa snaží do toho chaosu zaviesť poriadok a vysvetľuje najstaršiemu dieťaťu, že návod je rozdelený na časti, a že má najprv nájsť prvú kapitolu – časť, kde je zoznam všetkých dielov, ktoré budú potrebovať na stavbu prvej časti skrinky. Poprosí ho, aby začal najprv kontrolovať, či majú všetky diely tak, ako to určuje návod. Po dlhom spoločnom úsilí sa im medzi mnohými dielmi v miestnosti podarí identifikovať všetky diely a nájsť ich dokonca aj v správnom počte kusov (dnes majú šťastie :-) Označia si jednotlivé diely papierikmi s číslami tak, aby sedeli s číslami, ktorými sú dané diely označené v návode.
Až keď si skontrolovali, že majú všetky potrebné súčiastky, pristúpia k ďalšiemu kroku – spojeniu prvých dielov dokopy. Na to už potrebujú zapojiť aj ďalších (doteraz rozbehaných) členov teamu. Najstaršie dieťa sa zatiaľ krvopotne snaží porozumieť neurčitým kresbám v návode a pochopiť, ktorý diel sa má s čím spojiť. Menšie deti sú najprv nadšené a hneď sú pripravené pomáhať. Návodu však nerozumejú a nebaví ich stále čakať na inštrukcie od najstaršieho dieťaťa. Keď vidia diely na podlahe, myslia si, že už chápu, ako a ktorými skrutkami sa majú diely spojiť, a tak zatiaľ skúšajú spájať jednotlivé diely podľa seba – tak ako si myslia, že čo k sebe pasuje. Samozrejme, poskladajú diely nesprávne, nakrivo – a ako inak – s nesprávnymi skrutkami.
Rodič do toho musí vstúpiť a diely musia rozložiť, nájsť tie správne a potom opäť spolu zložiť. To ich v plánovanom postupe prác zdrží… Takto to pokračuje. V istej fáze cez otvorené okno zafúka prievan a po celej miestnosti im rozhádže papieriky, ktorými si na začiatku označili jednotlivé diely číslami. Musia opätovne zisťovať, ktorý diel má aké číslo – čo ich zase chvíľu zdrží… Teraz si už označenia dielov radšej prilepia lepiacou páskou… Dobrá správa, prievan ich už nabudúce neprekvapí :-)
Keď sú už pri X-tom kroku, jedno z mladších detí vyhlási, že už ho to nebaví, že sa chce ísť radšej hrať. Rodič však vie, že skrinku musia dnes do večera dokončiť, pretože nemôžu nechať všetky diely takto rozhodené po podlahe – cez noc by sa niekto mohol o nich potknúť a zraniť. Snaží sa dieťa presvedčiť, prečo by malo ostať pomáhať ostatným – že bez neho im to celé bude trvať dlhšie, že ho potrebujú, že skrinka bude predsa po dokončení taká krásna a budú z nej mať všetci radosť… Na chvíľu to zafunguje a dieťa vydrží spolupracovať niekoľko ďalších krokov. Neskôr však vyhlási, že už toho má plné zuby, že táto práca nie je to, čo chcelo robiť, a že sa ide radšej hrať. Razantne odchádza z miestnosti. Na námietky rodiča už neberie ohľad… Hmm, to ich zase trochu zdrží, namiesto 3 členov teamu majú už len dvoch, ale práce rovnako. Našťastie aspoň zvyšné 2 deti sú (našťastie) ochotné pokračovať.
Tu spoza rohu vykukne manželka a svokra a pýtajú sa, či už je skrinka hotová? Rodič s dieťaťom na rukách niečo zamrmle o niekoľkých zdržaniach, ktoré nečakane v priebehu prác nastali, kvôli ktorým to bude asi trvať dlhšie, ako to plánovali… a odvráti sa späť k skrinke a k “svojmu teamu”. Manželka a svokra vidiac bordel v miestnosti sa našťastie ďalej nepýtajú a radšej odchádzajú preč.
Hurá, korpus skrinky je už hotový, dostanú sa do ďalšej fázy stavby skrinky, keď ďalšie dieťa vyhlási, že je hladné a chce jesť. Rodič sa ho pokúša presvedčiť, nech dokončia ešte jednu časť skrinky – že potom sa pôjdu najesť. Dieťaťu sa to nepáči, ale nakoniec súhlasí. Dokončia ďalšiu fázu, sadnú si a dajú si prestávku.
Následne spoza rohu opäť vykukne manželka a svokra a vidiac rodiča a deti ako oddychujú sa pýtajú, prečo nepracujú – veď skrinka stále nie je hotová – že prečo to tak dlho trvá…? … a prečo je vlastne na zemi taký bordel?
Takto to s prestávkami pokračuje aj ďalšie fázy stavby skrinky. Najstaršie dieťa však v poslednej fáze dospeje k názoru, že už pochopilo, ako má uvedená skrinka vyzerať a že sa mu kroky 25 až 29 (v návode, ktorý má 32 krokov) zdajú zbytočné. Vraví, že keď rovno preskočia na krok č. 30, že skrinka bude rovnako dobrá a prácu dokončia skôr. Rodič však vie, že skrinka bez šuflíkov by vôbec neplnila účel a cez manželkinu kontrolu by určite neprešla… hehe. Preto sa mimoriadne trpezlivo a jemne snaží svojmu najstaršiemu dieťaťu vysvetliť dôležitosť krokov 25 – 29. Našťastie, podarí sa mu ho presvedčiť – ale musí obom deťom sľúbiť zmrzlinu, až potom sú ochotné pokračovať v práci.
S občasnými prerušeniami typu „už ma to nebaví“, „chcem ísť von“, „je tomu nerozumiem“, „na čo nám tá skrinka vlastne bude“, „kašľať na skrinku“… atď. sa nakoniec, s vypätím posledných psychických síl rodiča s vyťahanými rukami od dieťaťa, ktoré nosil, podarí skrinku dokončiť…
:-)
Vysvetlenie:
– ten IKEA návod na poskladanie skrinky, to je projektový plán
– jednotlivé fázy skladania skrinky, ktoré sú popísane v návode, sú projektové fázy (stages)
– popis procesov v jednotlivých fázach skladania sú tzv. stage plány
– každá z uvedených fáz má svoje vstupy / predpoklady, bez ktorých nemôže začať a zároveň svoje výstupy, ktoré sa od danej fázy očakávajú a sú potrebné / vstupom pre ďalšiu fázu
– rodič s dieťaťom na rukách, je projektový manažér (na začiatku vysvetľuje teamu priebeh projektu, projektový plán, je v kontakte so zákazníkom, vedie team k tomu, aby dodržali projektový plán, rieši nečakané problémy, výpadky členov teamu, chýbajúce prostriedky pre prácu teamu..atď, čiže sám sa musí venovať inej činnosti a preto samotnú prácu “skladania skrinky” musí urobiť niekto iný (členovia teamu), má však prehľad o priebehu projektu a odchýlkach od plánu)
– najstarší syn je team lead
– manželka so svokrou je steering committee board, ktorému musí projektový manager pravidelne reportovať (zvyčajne klient)
– momenty medzi jednotlivými fázami sú milestones, a predstavujú vopred nadefinované momenty, keď projektový manager musí reportovať steering committee stav postupu prác na projekte
V SKUTOČNOM ŽIVOTE PROJEKTOVÝ MANAŽÉR VŠAK ZVYČAJNE ŽIADEN NÁVOD NEDOSTANE
V nami uvedenom príklade dostal rodič návod spolu so skrinkou. Vedeli by ste poskladať skrinku aj keby ste k nej žiaden návod nedostali? Len súčiastky a diely na kope? V praxi je úloha projektového manažéra o to ťažšia, že žiaden IKEA návod nedostane. Celý priebeh projektu (projektový plán), jeho rozdelenie na jednotlivé fázy aj priebeh jednotlivých fáz (stage plány) spolu s ich vstupmi, výstupmi, rozpočtom, plánovaním zdrojov a všetkou podpornou dokumentáciou a časovým harmonogramom, musí vytvoriť sám, resp. s pomocou vstupov od ďalších ľudí – napr. v prípade softwarových projektov s pomocou technického architekta, v prípade stavebných projektov napr. s pomocou stavby vedúceho / hlavného inžiniera atď. Ruku na srdce všetci tí, ktorí ste po skončení vysokej školy (bez skúseností) hneď chceli byť projektovými manažérmi… už chápete?
Pracovné povinnosti projektového manažéra teda začínajú už oveľa skôr (celé mesiace skôr), ako sa začne samotná práca teamu – potrebuje najprv projekt pripraviť, naplánovať, dohodnúť postup prác, kritériá kontroly jeho priebehu, metodiku vyhodnocovania kvality, pravidlá a spôsob, akým sa budú odsúhlasovať zmeny... (napr. ak by manželka sa v priebehu procesu náhle rozhodla do skrinky pridať ešte jeden šuflík… ako by ste to riešili?). K všetkým týmto oblastiam je potrebné vytvoriť potrebnú dokumentáciu a zadefinovať spôsob a pravidlá, akým sa bude dokumentácia upravovať (kto bude mať právo ju meniť), kde bude uložená a kto bude mať k nej prístup. Následne potrebuje zadefinovať roly a zodpovednosť budúcich jednotlivých členov teamu … Okrem samotnej prípravy projektu a plánovania jeho priebehu, sa začatím prác úloha projektového manažéra nekončí. Naďalej potrebuje určovať smer, kontrolovať priebeh jednotlivých fáz (či sú v súlade s časovým plánom a rozpočtom), hlásiť klientovi odchýlky, riešiť výpadky z priebehu procesu, poruchy, chýbajúce nástroje a na ich základe neustále meniť / upravovať priebeh a plánované trvania jednotlivých fáz, či celého projektového plánu… zabezpečovať, aby jeho team mal k dispozícii všetko to, čo potrebuje k práci.
Čo by mal (podľa mňa) dobrý manažér ešte robiť?
Projektový manažér by mal zabezpečiť fungovanie celého teamu a riešiť problémy, ktoré nastali, ktoré znemožňujú alebo spomaľujú pokračovanie prác na projekte, predvídať a dokumentovať možné riziká a pripravovať záložné postupy. Mal by doslova odbremeniť team od všetkého, čo teamu bráni v práci alebo ich ruší / spomaľuje – t.j. raziť teamu cestu, ako ľadoborec, aby team mohol pracovať tak, ako to potrebuje, alebo fungovať ako olej, ktorý premaže v stroji všetky súčasti a zabezpečí ich hladké otáčanie a ak sa nejaká súčiastka zasekne, okamžite to riešiť. Mal by svojmu teamu / teamleadovi pravidelne položiť otázku “Je niečo s čím vám (teamu) môžem zo svojej pozície pomôcť?“
A teraz ruku na srdce všetci tí, ktorí ste už dlhé roky projektovými manažérmi – toto robí máloktorý manažér…
Predstavte si, že napr. v polovici procesu stavania skrinky by sa zistilo, že na ďalšiu fázu chýba drevený diel, ktorý bol definovaný v návode, alebo sa nejaký diel zlomí … Team by nemohol pokračovať a kto by to musel riešiť? – projektový manažér. Samozrejme, môže touto úlohou poveriť iného člena teamu (ak takého má), ale tým mu vlastne bráni venovať sa zatiaľ inej práci na projekte. Projektový manažér je ten, koho zodpovednosťou je zabezpečiť, aby team mohol pokračovať a mal všetko potrebné k práci. Zároveň má kontrolu nad rozpočtom projektu, takže musí rozhodnúť, aké riešenie sa pri tom ktorom probléme bude realizovať.
Takže dôvodom, prečo sa projektový manažér zvyčajne nepodieľa priamo na prácach (teamu) na projekte nie je to, že by to nemohol robiť, ale to, že zvyčajne je zahltený množstvom inej práce “okolo” projektu, ktorú nemôže delegovať na jednotlivých členov teamu.
V praxi taktiež sú peniaze za projekt často vyplácané len postupne, na základe splnenia / nesplnenia vopred stanovených kritérií v momentoch hodnotenia projektu po skončení každej fázy (milestone). Je to podobné, ako keď manželka so svokrou vyhlásia, že peniaze za IKEA skrinku rozdelia na 4 časti a každú časť vyplatia len ak uvidia hotový poskladaný korpus skrinky, potom keď bude hotové čelo skrinky, potom, keď uvidia zmontované všetky šuflíky a poslednú časť vyplatia, až keď bude celá skrinka hotová.
Záver
Samozrejme, rozdielov oproti skutočnému projektovému managementu by sme tu mohli vypísať ešte mnoho. Uvedomujem si to – nemusíte mi ich tu začať vypisovať v komentároch. Tí, ktorí chcú presne vedieť, ako to je – nech si radšej prečítajú poriadne hrubú odbornú knihu. Mojim cieľom v tomto článku však bolo niečo iné. Kto chce, pochopí…
Tak čo? Stále sa chcete stať projektovým manažérom?
* Michal Honsch *
Michal Hönsch 